Simples, Presumido ou Real: como escolher sem chutar

A pergunta chega quase sempre no mesmo formato: qual regime é melhor para a minha empresa. E vem com a expectativa de uma resposta curta. Não existe. O que existe é um método de comparação, e ele é simples de executar quando os números certos estão na mesa. O problema raro é a matemática. O problema comum é o empresário não ter os dados, ou ter dados que descrevem o ano passado e não o próximo.

Um alerta de partida: em 2026 a escolha deixou de ser uma decisão anual isolada. A Lei Complementar 224/2025 mexeu na conta do Lucro Presumido e a reforma do consumo entrou na fase em que o que se decide hoje produz efeito em 2027. Quem repetir o enquadramento do ano passado por inércia está tomando uma decisão nova sem perceber.

Os números que precisam estar na mesa antes de qualquer conta

Levante estes dados antes de comparar qualquer coisa. Faltando um deles, a comparação vira estimativa, e estimativa vira erro de caixa doze meses depois.

• Receita bruta dos últimos doze meses e a projeção realista dos próximos doze, separada por atividade quando a empresa tem mais de um CNAE relevante.
• Margem operacional efetiva, e não a que você imagina ter. É ela que decide se o Lucro Real entra na disputa.
• Folha dos últimos doze meses, somando salários, pró-labore, encargos e FGTS. É o número que aciona o Fator R.
• Insumos, serviços e despesas que geram crédito de PIS e Cofins no regime não cumulativo, e mais adiante crédito de IBS e CBS.
• Perfil do cliente: quanto do faturamento vai para pessoa jurídica que aproveita crédito e quanto vai para consumidor final que não aproveita nada.
• Onde a empresa opera. Estado e município mudam ICMS e ISS hoje, e mudam o desenho da transição até 2033.

Regime tributário não se escolhe pelo faturamento. Escolhe-se pela combinação de margem, folha e crédito — e o faturamento apenas define quais regimes estão disponíveis.

O que cada regime realmente cobra

O Simples Nacional reúne tributos federais, estaduais e municipais em guia única, com alíquota progressiva conforme a receita dos últimos doze meses. O teto é de R$ 4,8 milhões por ano, com sublimite de R$ 3,6 milhões para a parcela de ICMS e ISS — passado o sublimite, a empresa segue no Simples nos tributos federais, mas recolhe ICMS e ISS fora da guia. As alíquotas iniciais mudam muito conforme o anexo: 4% no comércio, 4,5% na indústria, 6% no Anexo III de serviços e 15,5% no Anexo V. Dizer que o Simples é barato, portanto, não significa nada sem dizer qual anexo.

O Lucro Presumido vale para receita bruta anual de até R$ 78 milhões. Nele o fisco presume um percentual de lucro sobre a receita e cobra IRPJ e CSLL sobre essa base, independentemente do lucro efetivo. Aqui está a mudança mais relevante do ano: a LC 224/2025 elevou em 10% os percentuais de presunção sobre a parcela de receita acima de R$ 5 milhões por ano, ou R$ 1,25 milhão por trimestre. Comércio e indústria saem de 8% para 8,8% na base do IRPJ e de 12% para 13,2% na da CSLL; serviços saem de 32% para 35,2%. O efeito começou em janeiro de 2026 no IRPJ e em abril de 2026 na CSLL, respeitada a noventena. Some-se PIS e Cofins cumulativos, sem crédito.

O Lucro Real cobra IRPJ e CSLL sobre o lucro efetivamente apurado, com PIS e Cofins não cumulativos e direito a crédito sobre insumos. É obrigatório acima de R$ 78 milhões e para setores específicos, e opcional para qualquer empresa abaixo disso. Tem o maior custo de conformidade dos três e é o único em que prejuízo fiscal reduz imposto, respeitada a trava de 30% do lucro do período.

A consequência é direta: empresa de serviços com receita entre R$ 5 milhões e R$ 78 milhões e margem abaixo do percentual de presunção passou a ter motivo concreto para refazer a conta do Lucro Real. Presumir 32% de lucro em quem lucra 20% já era caro. Presumir 35,2% é mais caro ainda.

Fator R: por que serviço com folha alta paga menos

Em prestação de serviço dentro do Simples, o Fator R é o item que mais move a conta e o mais ignorado. A fórmula é a razão entre a folha dos últimos doze meses — salários, pró-labore, encargos e FGTS — e a receita bruta do mesmo período. Atingidos 28%, a atividade que estaria no Anexo V migra para o Anexo III. Como o Anexo V começa em 15,5% e o Anexo III em 6%, a diferença entre um lado e outro dos 28% é grande o bastante para redesenhar a remuneração dos sócios.

O cálculo é mensal e olha para trás. Isso significa que a empresa pode entrar e sair do Anexo III ao longo do ano conforme folha e receita oscilam, e que a decisão sobre quanto o sócio retira como pró-labore deixa de ser apenas uma questão de INSS e imposto de renda pessoa física: vira variável do custo tributário da empresa. Elevar o pró-labore custa encargo, mas pode custar menos do que a diferença entre os dois anexos. Não é regra geral, é conta a fazer com os números da empresa.

Em serviço intelectual, decidir o pró-labore sem calcular o Fator R é decidir o regime tributário por acidente.

Vender para PJ ou para consumidor final muda tudo

Aqui está a distinção que quase nenhuma comparação de regime faz, e que a reforma torna decisiva. Tributo sobre consumo tem duas faces: o que você paga e o crédito que você transfere para quem compra de você.

Quando o cliente é consumidor final, ele não aproveita crédito nenhum e só olha o preço final. Nesse cenário, o regime de menor carga total tende a vencer, e o Simples costuma competir bem. Quando o cliente é pessoa jurídica no regime regular, a conta é outra: ele compara fornecedores pelo custo líquido de crédito. Um fornecedor que transfere crédito integral pode cobrar mais caro e ainda assim sair mais barato para o comprador. É por isso que empresa do Simples que vende para indústria ou atacado às vezes descobre que a economia tributária dela está sendo cobrada em desconto de preço — o cliente sabe que não vai creditar e ajusta a negociação.

A reforma formaliza esse jogo. A partir de 2027, quem permanecer recolhendo IBS e CBS dentro da guia do Simples transfere ao adquirente apenas o crédito limitado ao que compôs aquela guia, e não a alíquota cheia. Quem optar por apurar IBS e CBS pelo regime regular, mantendo os demais tributos no Simples, transfere crédito integral. É o regime híbrido, autorizado pela Lei Complementar 214/2025. Nenhuma das opções é boa em abstrato: a primeira favorece quem vende para pessoa física; a segunda favorece quem vende para PJ e tem insumos relevantes, ao custo de assumir apuração completa.

Como a transição da reforma entra na escolha

2026 é ano de teste. Sobre os fatos geradores do ano incidem CBS de 0,9% e IBS de 0,1%, com dispensa de recolhimento para quem cumprir corretamente as obrigações acessórias. O risco de 2026 não é de caixa, é de conformidade: quem não parametrizar sistema e documento fiscal perde a dispensa. Em 1º de janeiro de 2027 a CBS entra em vigor plena, PIS e Cofins são extintos e o IPI é zerado para a maior parte dos produtos. Entre 2029 e 2032 ICMS e ISS caem gradualmente, e em 2033 o IBS passa a valer integralmente.

Sobre alíquotas, a honestidade técnica exige ressalva. A alíquota de referência do IBS e da CBS ainda não foi fixada — cabe ao Senado fazê-lo, com base em proposta submetida ao Tribunal de Contas da União. Circulam três ordens de grandeza: o teto de aproximadamente 26,5% previsto na lei complementar, a estimativa de 27,97% do Ministério da Fazenda em 2024 e a projeção de 27,91% em resolução do Comitê Gestor do IBS de julho de 2026. Para 2027, fala-se em referência de CBS em torno de 8,8%. Nenhum desses números é definitivo. Trabalhe com cenários.

O efeito na escolha de regime é este: empresas com muitos insumos creditáveis tendem a ganhar espaço no modelo não cumulativo, enquanto prestadores de serviço com folha pesada e pouco insumo tendem a ver a carga subir, porque salário não gera crédito. Quem está no segundo grupo precisa incluir a projeção de 2027 em diante na análise, e não apenas o fechamento de 2026.

O calendário: quando dá para mudar

Regime tributário não se muda quando se descobre o erro. Muda-se nas janelas que a lei abre, e elas são poucas.

• Simples Nacional, empresa já constituída: a opção é feita em janeiro, até o último dia útil do mês, com efeito retroativo a 1º de janeiro. Perdeu a janela, espera o ano seguinte.
• Simples Nacional, empresa nova: o prazo corre da inscrição estadual ou municipal, observado o limite contado da abertura do CNPJ. É a única hipótese de entrada fora de janeiro.
• Lucro Presumido e Lucro Real: a opção se manifesta pelo pagamento da primeira quota do IRPJ do primeiro período de apuração do ano e é definitiva para todo o ano-calendário. Na prática, a decisão está tomada no primeiro DARF de imposto de renda do ano.
• Opção do Simples pelo regime regular de IBS e CBS: a janela para produzir efeito a partir de 1º de janeiro de 2027 vai de 1º a 30 de setembro de 2026, pelo Portal do Simples Nacional, com possibilidade de cancelamento até 30 de novembro de 2026 e nova janela em março de 2027 para o segundo semestre.

Essa última data quebra um hábito de vinte anos: a decisão de regime deixou de ser exclusivamente de janeiro. Para 2027, há uma escolha de setembro de 2026 que precisa ser feita com informação, e o prazo não espera o fechamento do ano.

O roteiro da comparação

1. Monte a base dos últimos doze meses fechados: receita por atividade, custo, folha completa, insumos com potencial de crédito e composição da carteira entre PF e PJ.
2. Projete os próximos doze meses com premissas escritas. Se a projeção furar o sublimite de R$ 3,6 milhões ou o teto de R$ 4,8 milhões, o Simples pode ser resposta certa para hoje e errada para o ano inteiro.
3. Calcule a carga em cada regime disponível mês a mês, e não pela média anual. Alíquota progressiva e Fator R produzem resultados que a média esconde.
4. No Simples, teste o Fator R em dois cenários de pró-labore e compare o custo de encargo com a economia de anexo.
5. No Presumido, aplique a presunção em duas camadas por causa da LC 224/2025 e confronte com o lucro efetivo. Margem real abaixo da presunção manda calcular o Lucro Real.
6. Some o custo de conformidade: escrituração, sistema, equipe e risco de erro. Lucro Real economiza imposto e custa estrutura.
7. Rode a simulação de 2027 em pelo menos dois cenários de alíquota de referência, considerando crédito de insumo e perfil do cliente.
8. Documente a decisão. Planejamento tributário sem memória de cálculo é opinião, e opinião não se defende em fiscalização.

Feito assim, a escolha deixa de ser aposta: vira comparação entre números conhecidos, com premissas explícitas e data para ser revista. Quem revisa o enquadramento uma vez por ano, com dado atualizado, dificilmente descobre em dezembro que pagou imposto demais o ano inteiro.